Ratgeber

Geschäftseröffnung: Diese Büromaterialien sollten von Anfang an vorhanden sein

Die Selbständigkeit ist ein Abenteuer, bei dem es viel zu beachten gibt. Sie müssen sich entscheiden, ob Sie als Einzelunternehmer tätig sein möchten oder Angestellte haben werden. Auch die richtige steuerliche Erfassung sowie die Akquise der ersten Kunden sind elementare Themen, die Gründer bei der Eröffnung des eigenen Unternehmens beschäftigen. Damit die Formalitäten und die Büroarbeit direkt von Beginn an stressfrei gelingen, haben wir die wichtigsten Bestandteile der Büroausstattung für Sie zusammengestellt.

Die Grundausstattung: Das gehört in jedes Büro

Unabhängig davon, ob Sie als Einzelunternehmer im Homeoffice arbeiten oder ein Restaurant eröffnen, gibt es Büromaterialien, die auf jedem Schreibtisch vorhanden sein sollten.

Neben dem Computer, der inzwischen für nahezu alle Gewerke notwendig geworden ist, gehören auch Stifte sowie Notizblöcke und Klebezettel mit an den Arbeitsplatz. Diese Utensilien sind insbesondere von Bedeutung, wenn Sie bei einem Kundentelefonat schnell etwas mitschreiben möchten oder eine Idee haben, die Sie auf keinen Fall vergessen dürfen.

Tipp: Wer viel Platz für kurze Abschriften benötigt, sollte über eine Schreibtischunterlage nachdenken. Dank der großzügigen Maße bietet Sie nicht nur genügend Raum für die eigenen Gedanken und Erinnerungsstichworte, sie kann auch ersatzweise als Unterlage für die Computermaus verwendet werden.

Die richtige Basis für Angebote, Rechnungen und die Steuererklärung

Handschlaggeschäfte gehören der Vergangenheit an, heute werden verbindliche Angebote erstellt, Rechnungen geschrieben und auch die Steuererklärung fordert Ordnung bei der Ablage. Für all diese Tätigkeiten gibt es Hilfsmittel, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Briefpapier

Offizieller Schriftverkehr mit Kunden, Geschäftspartnern und Ämtern erfordert in erster Linie ein solides Briefpapier. Auf diesem werden Angebote für Dienstleistungen und Waren, Rechnungen für erbrachte Leistungen sowie jede Art von geschäftlicher Korrespondenz gedruckt. Damit diese nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch die gewünschte Wirkung erzielen, gibt es zahlreiche Papiersorten für Briefpapier zur Auswahl. Wer sich die Gestaltung der Geschäftsbriefe einfacher machen möchte, nutzt vorgedruckte Bögen mit Briefkopf, Logo und der Anschrift. Wer direkt von Beginn an auf ein vollständig aufeinander abgestimmtes Unternehmensdesign setzt, bestellt Briefumschläge im Corporate Design, die perfekt zu den Briefbögen passen.

Sortieren, Ordnen, Ablegen – Modernes Büromanagement macht es möglich

Auftragseingänge, Warenbestellungen und die Quittungen für die Steuererklärung – all diese Papiere sollten ordentlich sortiert und abgelegt werden, damit sie beim Jahresabschluss schnell auffindbar sind. Für Dokumente, die nicht sofort abgeheftet werden, eignet sich eine Ablage. Diese kann auch nach verschiedenen Kategorien, wie beispielsweise „dringend“, „zum Abheften“ oder „Aufträge“ unterteilt sein. Die Beschriftung können Sie ganz nach Ihrem Belieben und Ihren persönlichen Erfordernissen anpassen.

Dokumente, die bearbeitet wurden, können in einem Aktenordner einsortiert werden. Dabei lohnt es sich, für jeden Themenbereich einen eigenen Ordner zu verwenden. Diesen können Sie entweder selbst beschriften und fertig bedruckt bestellen. Wer auch im Ordner die Übersicht behalten will, nutzt Trennblätter. Damit können Sie unter anderem Quittungen nach Jahren sortieren oder die Unterlagen zu Ihrer Betriebshaftpflichtversicherung unter der Rubrik Betriebskosten abheften. Wenn Sie später, beispielsweise beim Anfertigen des Jahresabschlusses, nach einem bestimmten Dokument suchen, wissen Sie genau, wo es zu finden ist.

Tipp: Auch Mappen und Schnellhefter eignen sich hervorragend, um lose Blätter und Unterlagen, die kurzfristig noch gebraucht werden, zu sortieren. Die Mappen können nach Bedarf beschriftet und dem entsprechenden Mitarbeiter in Fach gelegt werden. Handelt es sich um vertrauliche Informationen, ist es sinnvoll, eine verschließbare Mappe zu nutzen.

Am Computer arbeiten, Rechnen und Tüfteln

Inzwischen findet ein Großteil der Büroarbeit am Computer statt. Unerlässlich dafür ist eine ergonomische Büroausstattung, die die Zeit vor dem Bildschirm angenehm gestaltet. Damit auch das Scrollen auf Seiten und das Anklicken von Dateien spielend leicht von der Hand geht, ist ein Mousepad für die Computermaus eine empfehlenswerte Anschaffung.

Angebotskalkulationen lassen sich zwar exzellent mit Excel ausführen, wenn Sie aber schnell etwas überschlagen möchten, ist es sinnvoll einen Taschenrechner sowie ein Notizheft und einen Bleistift in Reichweite zu haben. Wer schnell eine Skizze anfertigen möchte, platziert ein Lineal im Stifthalter.

Eine ebenfalls sinnvolle Anschaffung sind Stempel. Ist Ihre Firmenanschrift aufgedruckt, können Sie diese nutzen, um Ihre Absende-Adresse schnell und unkompliziert auf Briefe und Postsendungen zu stempeln. Darüber hinaus gibt es aber auch zahlreiche Aufschriften, die aus einem Stempel ein nützliches Büroutensil machen: „Bezahlt“, „Eingegangen“ und „Bearbeitet“ sind nur einige davon.

Büroorganisation: Planer und Kalender

Wenn Ordnung das halbe Leben ist, dann ist Zeitmanagement die andere Hälfte. Damit Sie immer genau wissen, welcher Tag heute ist, können Sie entweder einen Wandplaner für das ganze Jahr oder einen Monatskalender in Ihrem Sichtbereich aufhängen. Wer zudem eine Übersicht über seine Termine haben möchte, kann einen Tischkalender auf dem Schreibtisch abstellen oder nutzt einen Terminplaner, in welchem alle Termine taggenau eingetragen werden.

Checkliste für effektives Büromanagement

Die Grundausstattung

• Stifthalter und Stifte (Kugelschreiber, Bleistifte, Lineal)
• Notizblöcke (A4 bis A6)
• Haftnotizen
• Mousepad
• Schreibtischunterlage

Büroorganisation

• Briefpapier mit dem Firmenlogo
• Briefumschläge
• Mappen und Aktenordner
• Ablage mit verschiedenen Fächern
• Locher und Tacker
• Stempel

Zeitmanagement

• Wand-, Monats- und Tischkalender
• Terminplaner
• Notizbücher

Sie möchten gleich alles aus einer Hand bestellen und mit Ihrem individuellen Firmenlogo bedrucken lassen? Dann rufen Sie uns unter der 0441 – 20 55 610 an oder schreiben eine E-Mail an info@flyerheaven.de. Wir beraten Sie ausführlich und geben Tipps, welche Büromaterialien für genau Ihr Gewerk sinnvoll ist.